סקירת קופסאות אחסון מסמכים: סוגים, מחירים, יתרונות וחסרונות

קופסאות לאחסון מסמכים עוזרות לפתור מספר בעיות בבת אחת. הם מאפשרים לך לחסוך מקום בחדר - ערימות ניירות נפחיות לא יתפסו מקום על שולחן העבודה שלך או בארון.

ניתן למצוא בקלות את המסמכים הדרושים באזור אחסון ייעודי ומתויג במיוחד. זה חוסך זמן ופותר את בעיית גיליונות הנייר הפזורים בצורה כאוטית.

כל שנותר הוא לבחור את סוג הקופסה הנדרשת לאחסון מסמכים.

מדוע ולאילו מטרות הם נחוצים?

קופסאות לאחסון מסמכים לבצע מספר פונקציות בבת אחת:

• ארגון מערכת ארכיון נוחה - אתה יכול למצוא את הניירות הדרושים במהירות האפשרית;
• חיסכון במקום - בשל הקומפקטיות שלהם, הקופסאות תופסות מקום מינימלי;
• הגנה על ניירות מפני נזק מכני, אבק ואור שמש;
• סיוע בהובלת מסמכים ממקום למקום, למשל במעבר משרד.

יתרונות וחסרונות

לקופסאות לאחסון ניירות יש יתרונות משמעותיים ברורים:

1. צְפִיפוּת. ניתן להניח קופסאות על מדף בשורה, לערום, וניתן להרכיב כמה זנים למבנה מסודר.
2. קלות שימוש. קופסאות אחסון עם תווית מבטלות את הצורך בחיפוש כאוטי אחר המסמכים הדרושים.

   אם תרצה, ניתן להזמין ארגז בגדלים אישיים להתאמה לצרכי המקום.

   מחסנים אלה ניתנים להתקנה אופקית או אנכית - זה נוח לקבל את הניירות הדרושים מכל עמדה.

3. עמידות ואמינות. העיצוב המיוחד של אחסון נייר אינו מאפשר להם להתעוות תחת משקלן של קופסאות אחרות.

סוגים

אזורי האחסון הנפוצים ביותר למסמכים הם קופסאות ארכיון וקופסאות מתכת עם מנעול.

קופסאות ארכיון

מגוונים בעיצוב ובצורה. קופסת הארכיון הקלאסית עשויה מקרטון מחייב. יש לו שקעים לידיים, מה שהופך את האחסון הזה נוח לנשיאה. לחלקם יש סימונים מיוחדים למלאי של הניירות המאוחסנים בפנים.

בייצור קופסאות ארכיון נעשה שימוש גם בציפוי פלסטיק או ויניל המחקה עור. הזנים של מוצרים אלה עשויים להשתנות בהתאם לסוג הניירות המאוחסנים בהם. יש קופסאות כאלה:

1. אֲנָכִי. קופסאות אלו בהרכבה עצמית עשויות מקרטון גלי בתוספת פלסטיק או ויניל ויניל. הם מאחסנים מסמכים בגודל A4 במיקום אנכי. סוג זה של תיבות ארכיון נקרא בדרך כלל קטנה. הם מצוידים במכסה צירים, קשרים או סקוטש.
2. אופקי. קופסה אוניברסלית המתאימה כמעט לכל משרד או ארכיון. אתה יכול לשים בו לא רק ניירות, אלא גם כל דבר אחר, למשל, ציוד משרדי. יחידות אחסון אלו מצוידות בחריצים לידיות והמכסה ניתן להסרה או על צירים.
3. צינור. קופסה גלילית המשמשת להנחת ניירות חשובים מגולגלים לגליל.צינורות משמשים להובלה ואחסון של סקיצות או שרטוטים.

מיכל ברזל

מכשיר זה הוא סוג של כספת למסמכים. זה עושה את זה נוח לאחסן ניירות חשובים במשרד ובבית.

קמרונות ברזל מגיעים בגדלים שונים: מקופסאות מיניאטוריות ועד ארונות מן המניין עם מספר מדפים.

אך כולם מצוידים במנעול מיוחד המגן על תכולת הכספת מעיניים סקרניות.

מערכות נוספות

מכשירים אלה בקושי יכולים להיקרא קופסאות מן המניין, אבל הם משמשים לעתים קרובות גם כאחסון למסמכים.

עמדות מארגן

אחת הדרכים הקלות והתקציביות ביותר לאחסן ניירות חשובים בבית ובמשרד.. עמדות ארגוניות נוחות למילוי מדפים פתוחים וארונות סגורים. יתרונות: פתחו חלק מהאחסון - תוכלו לראות בקלות את התיקיה עם הניירות שאתם צריכים. אפשר גם להדביק תג על הארגונית.

מגשי התכתבות

אביזר מסודר זה לאחסון התכתבויות וניירות שוטפים יתאים בצורה מושלמת לתוך הפנים של הבית או המשרד שלך. נראה אורגני על שולחן כתיבה או מדפים פתוחים.

תיקיות קבצים

הם יכולים להכיל מסמכים בעלי תכנים ופורמטים שונים. תיקיות קבצים מספקות גישה מהירה לתוכן. מתקני אחסון כאלה נוחים מאוד לתחזוקת מסד נתונים של לקוחות ויצירת קבצי כרטיסים.

ישנם שני סוגים עיקריים של תיקיות קבצים:

1. למצגת. הם נראים מאוד מייצגים, עשויים עור או פלסטיק באיכות גבוהה. הם משמשים בתהליך הצגת מוצרים או משא ומתן עסקי.
2. רשמים. עשוי מפלסטיק או מקרטון עבה מאוד. תיקיות אלו משמשות לאחסון ישיר של מסמכים.

עלות המוצרים

מחירי אחסון מסמכים משתנים בהתאם לסוג המוצר:

• מגשים להתכתבות - 500-1,500 רובל;
• תיקיות קבצים - 50-200 רובל;
• עמדות מארגן - 100-200 רובל, מקליטים, 300-500 - תיקיות למצגות;
• קופסאות ארכיון - 50-500 רובל;
• כספות מתכת - 5,000-20,000 רובל.

המלצות לבחירה

לפני רכישת מכשיר זה או אחר לאחסון ניירות חשובים, כדאי לשקול מספר נקודות:

1. חומר המוצר. קרטון, מתכת, פלסטיק או ברזל - סוג האחסון מתאים לבחירה עבור הפנים הספציפי של החדר.
2. תדירות תנועת המסמכים. אם יש צורך להוציא ניירות המאוחסנים בקופסה או בארגונית לעתים קרובות, עדיף לרכוש מוצר קל משקל. עמדת ארגונית, תיקיית קבצים או קופסת ארכיון קטנה עשויה פלסטיק או קרטון יספיקו. קופסאות ארכיון גדולות או כספות מתכת מתאימות לאחסון ארכיונים ותיעוד אחר שאינו מצריך צפייה תכופה.
3. נפח מסמכים מאוחסנים. כדי לאחסן תכתובות עכשוויות וניירות שכפופים לאחר מכן להרס, מספיק לרכוש מגש רב-מפלסי. מעמד הארגונית ותיקיית הקבצים נוחים לאחסון מסמכים, אך מכשירים אלו יכילו רק מספר מסוים מהם. קופסאות ארכיון וקופסאות ברזל עם מספר מדפים מתאימות לאחסון נפח גדול של ניירות.
4. סודיות. ניירות ערך שניתן לראות רק על ידי בעליהם או ראש החברה עדיף לאחסן בכספת או בתיק עם מנעול.למסמכים הנגישים באופן חופשי, כל שאר סוגי האחסון מתאימים.

כיצד ניתן להשתמש בו?

התפקיד העיקרי של מוצרים אלה הוא ארגון והובלת מסמכים. אבל הם יכולים לשמש למטרות אחרות מלבד ייעודם, לאחסון והעברה של הפריטים הבאים:

• משרדים;
• קריאת מגזינים או ספרים;
• צעצועי ילדים;
• בגדים עונתיים.

סרטון על נושא המאמר

כיצד ליצור מארגן לאחסון מסמכים במו ידיך, הוראות וידאו:

סיכום

קופסאות לאחסון מסמכים הן מכשיר נוח לארגון ניירות חשובים בבית ובמשרד. ישנם סוגים רבים של אחסון כזה - ממעמד ארגונית ועד כספת מסיבית מברזל עם מנעול. בבחירת קופסה יש להתמקד בנפח הניירות המאוחסנים, במשקל המוצר ובמשך האחסון של התכולה.